누구도 완벽하지 않습니다. 많은 고객이나 긴 할 일 목록을 저글링할 때 특정 이메일은 당황스러운 시간 동안 휴대전화에 열리지 않은 채로 있을 수 있습니다. 자신의 실수를 깨닫고 부끄럽거나, 긴장하거나, 속상할 수 있지만, 사과의 늦은 이메일 응답을 통해 관련자와 의사 소통하여 상황을 해결하는 것이 중요합니다.
서면 커뮤니케이션이 당신의 강점이 아니고 이 이메일을 작성하는 데 어려움을 겪고 있다면 당황하지 마십시오! 서로 다른 상황에 대해 4가지 늦은 이메일 응답 템플릿을 마련하여 진심 어린 사과로 응답하고 함께 앞으로 나아갈 계획에 대한 기준을 가질 수 있습니다.
기초
늦은 이메일 응답을 작성하는 이유가 무엇이든 이 메시지를 작성하는 데 몇 가지 해야 할 일과 하지 말아야 할 사항이 있습니다.
- 전문적인 의사 소통의 모든 적절한 요소를 기억하십시오. 이 이메일의 목적은 사과하고 귀하가 여전히 함께 일할 가치가 있는 전문가임을 입증하는 것입니다. 직접적이고 구체적인 제목을 가지고, 전문적인 인사말로 시작하고, 항상 교정하고, 캐주얼한 속어를 피하고, 전문적인 어조를 유지하고, 마무리 서명으로 끝냅니다. 응답이 지연되면 무질서하고 비전문적으로 보일 수 있습니다. 다음을 준수하는 잘 구성되고 사려 깊은 메모로 그 개념에 맞서 싸우십시오. 전자 통신의 모든 전문 표준 .
- 책임이 있는 곳에서 책임을 받아들입니다. 이메일이 늦어진 이유가 무엇이든(개인적인 긴급 상황이 있든 완전히 잊어버렸든 상관없이) 지연에 대해 진심으로 사과하십시오. 그 비난을 받아들이는 것은 당신이 당신의 일에 책임을 지고 다른 사람에게 책임을 전가하지 않는다는 것을 보여줄 것입니다.
- 개방적이고 정직하십시오. 편안함을 느끼면 지연 이유를 공유할 수 있습니다. 너무 많은 개인 정보를 입력하지 마십시오. 당신의 어머니가 암 진단을 받았다고 말하는 대신에, 당신이 가족에 대한 나쁜 소식을 받았고 이 어려운 시기에 그들을 돕는 데 몰두해 왔다고 간단히 말하십시오. 누구나 인생에서 일이 일어난다는 사실에 공감할 수 있습니다. 너무 드러내지 않으면서 당신의 삶을 살짝 엿보는 것은 당신이 겪고 있는 일에 대한 아이디어를 그들에게 줄 수 있고 그들은 당신이 어디에서 왔는지 더 많이 이해할 것입니다.
- 지나치게 감정적이지 마십시오. 고객에게 정직하는 것이 중요하지만 신뢰를 구축할 수 있으므로 정직과 TMI에는 차이가 있습니다. 당신이 겪고 있는 것이 무엇이든, 전문적인 커뮤니케이션은 당신의 문제를 풀어주는 곳이 아닙니다. 답변을 세련되게 유지하고 불필요한 세부 정보를 제거하십시오. 손실을 경험했다고 말할 수 있지만 그 이상은 말하지 마십시오.
- 앞으로 무엇을 할 계획인지에 대한 다음 단계를 자세히 설명합니다. 가장 중요한 것은, 이제 프로젝트를 따라잡았으니 프로젝트를 어떻게 진행할 것인지에 대한 세부 계획과 함께 이 실수를 수정하는 것입니다. 그들에게 당신의 단계가 무엇인지, 그들에게 필요한 것이 무엇인지, 그리고 당신이 작업 중인 프로젝트의 속도를 높이기 위해 어떻게 함께 일할 수 있는지 알려주십시오.
개방적이고 정직한 의사 소통은 거의 모든 문제를 해결할 수 있습니다. 적절한 이메일은 이러한 전문적인 관계를 회복하는 데 도움이 될 수 있습니다.
늦은 이메일 응답 템플릿
1. 응답하는 것을 잊었을 때
우리 모두는 이것에 대해 유죄입니다. 이메일을 열고 머리로 답장하고 나중에 답장을 하기 위해 메모를 하다 , 그리고 당신은 ... 절대 응답하지 않습니다. 기억할 즈음에는 일주일 이상 걸려 있는 상태로 두었습니다.
포커에서 플러시가 의미하는 것
그래서 당신이 완전히 프로답지 못하고 무질서하게 보이지 않도록 어떻게 응답을 구성합니까?
받는 사람 -
이제서야 이메일을 돌려드려서 정말 죄송합니다. 이메일을 보낸 직후에 읽었고 그날 저녁에 답장을 보내려고 했습니다. 모든 일이 진행되다가 셔플 속에서 길을 잃었고, 이렇게 늦은 답장을 하는 저를 용서해주셨으면 합니다.
일단 사과하면 이메일에 계속 답장을 보낼 수 있습니다.
2. 프로젝트 마감일을 놓쳤을 때
때때로 이메일에 대한 느린 응답으로 인해 기한을 놓칠 수 있습니다. 이 경우 사과해야 할 뿐만 아니라 고객과 협력하여 두 가지 요구 사항에 모두 맞는 변경된 일정을 마련해야 합니다. 솔루션과 제안을 제공하는 것은 문제를 해결하고 적응할 준비가 되었음을 보여줄 것입니다.
받는 사람 -
프로젝트의 이 부분이 아직 완료되지 않았으며 마감 기한을 놓쳤음을 알려드리게 되어 유감입니다. 내 가용성에 영향을 미치는 개인 이벤트가 발생했습니다. [또는] 예기치 않은 합병증으로 인해 이 특정 부분의 작업은 이전에 일정에서 할당했던 것보다 더 오래 걸렸습니다. 이로 인해 발생할 수 있는 문제에 대해 사과드립니다. 저는 헌신적인 노력으로 이 날짜까지 프로젝트의 이 부분을 완료할 수 있을 것이라고 믿습니다. 정상 궤도에 오르고 다음 마감일을 맞추기 위해 이 사람을 불러들여 프로젝트를 마칠 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
이 실수를 사용하여 시간 관리 기술을 이해하고 마감일을 놓칠 경우 미래를 예측하십시오. 때때로 인생이 일어나고 일이 일어나지만, 기한을 넘기기 전에 누군가에게 연장이 필요할 수 있다고 말할 수 있다면, 그들은 당신이 해결책을 함께 작업할 수 있도록 그들의 끝에서 더 빨리 일을 뒤섞을 수 있습니다.
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3. 쉬고 돌아올 때
며칠 동안 사무실을 비울 때마다 언제 돌아올지, 비상 시 연락할 수 있는 방법, 연락할 수 있는 사람을 자세히 설명하는 자동 응답을 설정하는 것이 좋습니다. 그 동안 빠른 응답을 위해. 그러나 예기치 않게 외출했거나 단순히 잊어버린 경우 받은 편지함에 있는 긴급 메시지에 응답하는 좋은 방법입니다.
받는 사람 -
이메일을 보내주셔서 정말 감사합니다! 답변이 늦어진 점 사과드립니다. [이 날짜]부터 오늘 아침까지 개인적인 문제로 인해 사무실에 없었지만 이제 귀하의 질문에 기꺼이 답변해 드리겠습니다.
고객과 가깝다면 부재에 대한 보다 구체적인 이유를 말할 수 있지만 편안하게 느끼기 위해 필요한 만큼 모호하게 말할 수 있습니다.
그 개방 후에, 당신은 당신의 클라이언트가 필요로 하는 요청된 정보를 무엇이든 제공할 수 있습니다.
4. 프로젝트 조건을 더 이상 이행할 수 없는 경우
응급 상황이 발생합니다. 가족이 중병에 걸리고, 사랑하는 사람이 사망하고, 사고를 당해 병원에 입원하게 됩니다. 때로는 삶이 일을 방해하고 끝내겠다고 약속한 프로젝트를 완료할 수 없습니다.
문학에서 유추란 무엇인가
이메일에 늦게 답장하고 더 이상 프로젝트를 맡을 수 없다고 알려야 할 때 주제를 우아하게 처리하고 가능한 솔루션을 제공하는 것이 핵심입니다.
다음은 상황을 설명하기 위해 조정할 수 있는 이메일의 예입니다.
받는 사람 -
최근에 저는 제 개인 생활에서 제 업무 능력에 큰 영향을 미친 충격적인 사건을 경험했습니다. 이 이벤트로 인해 더 이상 귀하의 프로젝트를 적절하게 완료할 수 없습니다. 가까운 장래에 가족을 돕기 위해 휴가를 내기로 결정했으며 귀하의프로젝트.
대신 이 사람에게 업무를 맡길 것을 강력히 추천합니다. 나는 당신의 프로젝트에 대한 세부 사항을 기입하고 이 이메일에 복사해 두 사람이 프로젝트에 필요한 다음 단계에 대해 이야기할 수 있도록 했습니다. 이 사람은 이 분야에서 광범위한 경험을 가지고 있으며 당신이 그들과 함께 일하는 것을 정말 좋아할 것이라고 생각합니다.
복사 당신이 직업을 인수하기 위해 추천하는 새로운 사람 고객이 즉시 작업을 시작할 수 있도록 이메일에 포함합니다. 그렇게 하면 모든 사람이 중단한 프로젝트를 가능한 한 빨리 시작할 수 있습니다.
프로젝트 전환 시 수행해야 하는 작업의 양은 수행 중인 작업 유형에 따라 크게 달라집니다. 프리랜서 비디오그래퍼로서 더 이상 이벤트를 다룰 수 없는 경우 새 프리랜서에게 이벤트 세부정보와 클라이언트 기대치를 알려서 촬영을 이어받을 수 있습니다. 회사의 다른 사람에게 프로젝트를 이전하는 경우 해당 직원은 귀하의 직무 설명과 당분간 인수하게 될 클라이언트에 대해 잘 알고 있기를 바랍니다.
늦은 이메일 응답을 정직하게 유지
응답하는 데 며칠이 걸리더라도 관계를 회복하기 위해 할 수 있는 가장 중요한 것은 솔직하고 솔직하게 대화하는 것입니다. 사람들은 정직을 중요시하며 지연에 대한 진정한 사과는 실수를 고칠 준비가 되어 있다는 강력한 메시지를 보냅니다.
앞으로는 짧은 대답이 침묵보다 낫다는 것을 기억하십시오. 전체 응답을 보낼 시간이 없다면 메시지를 받았다는 짧은 이메일을 보내고 곧 자세히 이야기할 수 있기를 기대합니다. 그런 다음 시간이 더 있을 때 답장을 보내도록 휴대전화에서 미리 알림을 설정합니다. 그들이 잊혀지지 않았다는 것을 알지만, 당신이 다른 일을 처리하는 도중에 당신이 걱정한다는 메시지를 보냅니다. 응답을 미루지 마십시오. 잠시 시간을 내어 빠른 메시지를 보내면 세상이 달라질 수 있습니다.
